¿Qué es el Software ERP?

ERP - Planificación de Recursos Empresariales

Yury Oscar Tello

¿Qué es ERP?

Conceptos del Software Empresarial ERP

El término ERP fue acuñado por Gartner Group en 1990, y corresponde con un programa de software que gestiona de forma integrada las principales funciones de una empresa (contabilidad, fabricación, compras, ventas, almacenes, recursos humanos, entre otras) mediante un único sistema, capaz de satisfacer las necesidades particulares de cada área. (Berenguer y Ramos-Yzquierdo, 2004)

El ERP (Enterprise Resource Planning) se refiere a un sistema para planificar los recursos empresariales, gestionar la información y satisfacer las necesidades de gestión empresarial de una forma estructurada e integral. Además, permite a las empresas evaluar, controlar y gestionar fácilmente un negocio en todos sus ámbitos. Los sistemas de planificación de recursos empresariales son modulares y estandarizados, e incluyen interfaces de conexión con otros sistemas de información (Muñiz, 2004).

El ERP II es la evolución natural del ERP hacia sistemas basados en estándares abiertos que permiten la integración con sistemas externos de proveedores y clientes. Existe una estrecha relación entre el software ERP / ERP II y los procesos de negocios, ya que este software es una herramienta operativa para los procesos de gestión de las empresas (Berenguer & Ramos-Yzquierdo, 2004).

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Historia y Evolución de los Sistemas Empresariales

El concepto de los sistemas empresariales se ha transformado desde la década de los 50, debido a los cambios de los requerimientos empresariales, nuevas tecnologías y las nuevas capacidades de desarrollo de los proveedores de software, tal como se aprecia en la Tabla 1 (Moller, 2005).

La estructura fundamental del ERP se originó entre 1950 y 1960 con la introducción de las computadoras en las grandes compañías. Las primeras aplicaciones automatizaban tareas manuales, como contabilidad, facturación y reordenes. Los sistemas de control de inventarios (ICS) y la lista de materiales (BoM), gradualmente, se convirtieron en procesos estandarizados de la planificación de requerimientos de materiales (MRP); prueba de ello son las tempranas especificaciones del COPICS, legado de la IBM, las que aún hoy se pueden apreciar en la estructura de los sistemas (Moller, 2005).

El proceso de desarrollo de los sistemas ERP fue de adentro hacia afuera. El proceso se inició con aplicaciones de control de inventarios estándar (IC), seguidas de la planificación de requerimientos de materiales (MRP), y de la planificación de recursos de manufactura (MRP II), que luego se expandió e incluyó otros procesos de negocios, como las ventas y manejo de órdenes, marketing, compras, gestión de almacenes, contabilidad financiera y gerencial (finanzas), y la gestión de recursos humanos. La evolución hacia sistemas ERP extendidos continúa al incluir procesos interorganizacionales con proveedores y la gestión de relación con clientes (Kumarm & Hillegersberg, 2000).

Según Kraner (2005), los sistemas ERP iniciaron su existencia efectiva en 1979, con el lanzamiento del R/2, que funcionaba en ambiente de grandes computadores (mainframes), por parte de la empresa alemana SAP. La revolución de los ERP y su amplia difusión se produjo en 1994, con el lanzamiento del SAP R/3, una aplicación basada en Unix con arquitectura cliente/servidor. Para el año 2000, empresas como Oracle, PeopleSoft, entre otras, entraron al mercado con productos y enfoques empresariales similares a SAP.

Para inicios del siglo XXI, el mercado de los grandes ERP estaba saturado: la absorción de J.D. Edwars por parte de PeopleSoft y su posterior absorción por parte de Oracle (enero del 2005) eran claros indicadores de la consolidación de la industria. De un modo u otro SAP, Oracle y otros competidores daban claras muestras de estar interesados en atender el segmento de empresas menores. En 1996, SAP realizó el primer intento fallido por ingresar al mercado de las pymes con su producto MySAP. En 2002, SAP anunció nuevamente su intención de ingresar al mercado de las pymes con su producto SAP Business One. Entre el año 2000 y el 2002, Microsoft hizo su ingreso al mercado de ERP para pymes con las adquisiciones de Solomon Software, Great Plains Software y Navision, con lo que logró una fuerte presencia en los mercados pyme de Estados Unidos y Europa (Kramer, 2005).

En 2001, Compiere Inc. lanzó al mercado el primer software ERP de código abierto. Esta iniciativa alienta a muchos desarrolladores de código abierto a iniciar proyectos de desarrollo de software ERP orientado a pymes. En 2006, una parte de la comunidad de desarrolladores que colaboraba con Compiere decide separarse y formar ADempiere. En 2010, Compiere es absorbido por Consona Corporation, quien brindaría servicios en línea de ERP (SaaS) (Consona, 2010). Sin embargo, en 2010, un número significativo de software ERP de código abierto con licencias de uso libre de muchos desarrolladores independientes ya se encuentra en el mercado, lo cual se deduce luego de realizar una búsqueda de software ERP en el buscador de software de código abierto Source Forge (2010), la que arrojó un total de 473 proyectos o descargas disponibles.

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Conceptos del Software ERP

Gartner Group (2004), quien acuñó el término en 1990, definió ERP (Enterprise Resourse Planing) como las estrategias de negocios vinculadas a un software que integra las funciones empresariales de manufactura, finanzas y distribución, posibilitando un equilibrio dinámico y la optimización de los recursos empresariales. Los paquetes de software ERP integran aplicaciones de manufactura, finanzas y distribución. El ERP permite a las empresas optimizar sus procesos empresariales y analizar sus capacidades para mejorar su rapidez y eficiencia.

Según Nah (2002), la American Production and Inventory Control Society (Sociedad Americana de la Producción y Control de Inventarios) define ERP como un método para la planificación y control efectivo de todos los recursos necesarios para tener, hacer, enviar y contabilizar las órdenes de los clientes en una empresa de manufactura, distribución o de servicios. Esta definición enfatiza en el propósito empresarial del sistema ERP.

Para Davenport (2000), el origen del ERP fue ampliamente excedido en su uso y utilidad, motivo por el cual los llamó sistemas empresariales (SE), y los definió como paquetes de aplicaciones informáticas que soportan prácticamente todas las necesidades de información de una empresa (o una organización sin fines de lucro, instituciones educativas, o de gobierno). El nombre ERP reflejó sus orígenes en los sistemas de manufactura (es una modificación del MRP II), pero, en opinión del autor, estos sistemas trascendieron a sus orígenes, por lo que el nombre ERP no resultó apropiado.

Desde la contabilidad hasta la manufactura, desde la venta hasta los servicios, el ES (sistema empresarial) soporta cientos de actividades empresariales, sistemas de producción con control de procesos altamente especializados y sistemas basados en Internet para obtener información y acceder al conocimiento. Un ES puede ser lo único que una empresa requiere al margen de las aplicaciones de productividad personal, como hojas de cálculo y procesadores de texto. Esta amplitud es uno de los factores clave que distinguen a los sistemas empresariales (ES) de los sistemas anteriores (Davenport, 2000).

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Concepto del Sistema ERP II

Gartner Group (2004) definió ERP II como una estrategia de aplicaciones e implementación que se expande a partir de la funcionalidad tradicional del ERP, de manera que logra la integración de los principales procesos de colaboración internos y externos, además de los procesos operacionales y financieros. ERP II comienza como una estrategia de aplicaciones, definiendo una visión para la integración de todos los procesos empresariales centrados en la compañía y orientados al comercio electrónico. Como una estrategia de implementación, el ERP II permite a la empresa determinar el grado de utilización de un proveedor único para cumplir con los requerimientos del proceso empresarial (basado en sus capacidades de integración nativa), o incluir componentes de múltiples proveedores especializados, sobre la base del criterio del mejor de su clase.

ERP II incluye características específicas de cada segmento empresarial, así como la capacidad de interconectar la empresa con sus principales socios de negocios, ya sea directamente o a través de un e-marketplace (sitio web donde múltiples proveedores negocian con los clientes que los visitan electrónicamente). El dominio de los procesos del ERP II pone como centro a la empresa, con todos sus procesos de colaboración, operación y financiación (Gartner Group, 2004).

Weston (2003) definió el ERP II como un sistema empresarial extendido, que comprende desde la funcionalidad sistémica de gestión de relacionamiento con clientes, que conecta con clientes, hasta la funcionalidad sistémica de gestión de cadena de suministro, que conecta con proveedores, interrelacionado a través de un sistema de información. Este nuevo sistema empresarial permite trasladar datos desde cualquier lugar a cualquier hora dentro de una empresa y dentro de su cadena de valor, con la información exacta y oportuna, independientemente del idioma, lugar y moneda. Además, el autor prevé claramente que en una nueva economía las compañías, clientes y proveedores estarán interconectados electrónicamente.

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Software ERP de Código Abierto

Para Pinckaers y Gardiner (2009), los riesgos y los costos de integración son grandes obstáculos que una empresa pequeña debe superar a fin de sacar provecho de las ventajas de un ERP. Por esta razón, son aún muy pocas las pymes que cuentan con un ERP. Los grandes proveedores de software ERP, como SAP, Oracle y Microsoft, aún no son capaces de conciliar la potencia y flexibilidad que las pymes requieren. Frente a esta situación, los procesos de desarrollo de software de código abierto y los nuevos modelos adoptados por sus desarrolladores permiten resolver los problemas de costo y calidad que requiere el software ERP para las pymes.

El software de código abierto permite reducir considerablemente los costos de desarrollo al reutilizar agresivamente bibliotecas de software libre, al eliminar intermediarios, eliminar costos de ventas y publicar libremente el software. Los beneficios producidos por la interacción de miles de colaboradores y socios que trabajan el mismo proyecto son evidentes, ya que se cuenta con una amplia gama de expertos a disposición del proyecto y todos contribuyen de acuerdo con su competencia profesional. Pero el verdadero reto es lograr una solución simple, flexible y completa para alcanzar este nivel de calidad, para lo cual se necesita un líder y un coordinador que organicen todas estas actividades y garanticen la sincronización y coherencia del software (Pinckaers & Gardiner, 2009).

Referencias

  • Berenguer, J., Ramos-Yzquierdo, J. (2004). Negocios digitales. Competir usando tecnologías de información. Pamplona, España: EUNSA
  • Consona (2010). Consona Corporation Acquires Open-Source and Cloud ERP Software Provider Compiere Inc. Recuperado el 11 de septiembre de 2010, de http://www.consona.com/News/compiere-acquisition.aspx
  • Davenport, T. (2000). Mission Critical: Realizing the Promise of Enterprise Systems. Boston: Harvard Business School Press.
  • Davenport, T. (2002). Misión crítica: promesas y riesgos de los sistemas empresariales de información. México D.F., México: Oxford University Press.
  • Gartner Group (2004). The Gartner Glossary of Information Technology Acronyms and Terms. Recuperado el 5 de julio de 2010, de http://www.gartner.com/6_help/glossary/Gartner_IT_Glossary.pdf
  • Kramer, E. (2005). Insis Ltda. y la industria de los sistemas ERP. Revista Latinoamericana de Administración, 34, 79-105.
  • Kumarm, K. & Hillegersberg, J. (2000). ERP Experiencies and Evolution. Comunications of the ACM, 43 (4), 23-26.
  • Moller, C. (2005). ERP II: A Conceptual Framework for Next-Generation Enterprise Systems? Journal of Enterprise Information Management, 18 (4), 483-497.
  • Muñiz, L. (2004). ERP: Guía práctica para la selección e implantación. Barcelona, España: Gestión 2000.
  • Nah, F. (2002). Enterprise Resource Planning Solutions and Management. Londres: IRM Press.
  • Pinckaers, F. & Gardiner, G. (2009). Open ERP, A Modern Approach to Integrated Business Management. Recuperado el 11 de julio de 2010, de http://doc.openerp.com/book/0/index.html
  • Source Forge (2010). ERP Searching Gives 473 Results. Recuperado el 11 de setiembre de 2010, de http://sourceforge.net/search/?type_of_search=soft&words=erp